NAANTALIN LAKI JA LKV AVOIN YHTIÖ TIETOSUOJASELOSTE   (GDPR)

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/697/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

1.REKISTERINPITÄJÄ

Naantalin Laki ja LKV Avoin yhtiö   

Henrikinkatu 6, 21100 Naantali

Y-tunnus 0586425-5

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:

toimitusjohtaja, varatuomari Auvo Tikanmäki

puhelin: 0500 555 222 tai 02 4353 910

sähköposti: auvo.tikanmaki@naantalinlaki.com

postiosoite kuten yllä

2. REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ

Naantalin Laki ja LKV Avoin yhtiö asiakasrekisteri

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE /

MIKSI KERÄÄMME TIETOJANNE?

3.1. Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä.  Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

3.2. Henkilötietojen keräämisen tarkoitus

 

1. a)Sopimussuhde, asiakassuhde tai niihin rinnastettava muu suhde

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisetrinpitäjän

             – sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa

             – toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim. ostaja tai

                vuokralainen) kanssa

             -sopimussuhde arviointitoimeksiannon  tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa

Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim. asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai muillakin keinoin mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmin asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi markkinointiin.

Tässä kohdassa a) mainituista henkilöistä käytetään tässä selosteessa nimitystä Asiakas.

1. b)Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/20009 ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä Asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät alla kohdassa ”Asiakasrekisterin tietosisältö” mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä.  Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö- kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan (”Toimeksiantopäiväkirja”).’

1. c)Rahanpesun lakisääteinen valvonta

Lain rahanpesun ja terrorismin estämisestä (444/2017, jäljempänä ”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti  Asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin  rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten.  Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käyettä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

1. d)Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen

Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustetta ei ole, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn tai säilyttämiseen. Toimeksiantotietoja käytetään myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin sopimussuhteisiin ja säilytetään Toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin.

3.3. Tietojen käyttötarkoitus

 

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:

–          asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen

–          palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen

–          laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen

–          mainonnan kohdentaminen

–          palveluita koskeva analysointi ja tilastointi

–          asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta

–          palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksie ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen

–          rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen sekä

–          muut vastaavat käyttötarkoitukset

–          

3.4. Seuraamukset tietojen saamatta jättämisestä

Mikäli rekisetrinpitäjä ei saa kohdissa 3.2. a), b) ja c) tarkoitttuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asikkaan kanssa.  Mikäli asuntoesittelyssä ei saada kävijän tunnistamiseksi riittäviä tietoja, ei kyseistä henkilöä voida välttämättä päästää asuntoesittelyyn.

4. ASIAKASREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ/ MITÄ TIETOJA KERÄÄMME?

Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

–          asiakkaan perustiedot kuten koko nimi, osoite, kieli

–          omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten.

–          laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot

–          asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot kuten Asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden

käyttämispäivä, ostotarjouksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot

lupatiedot ja kiellot kuten suoramarkkinointiluvat ja –kiellot

–          mielenkiinnon kohteet ja muut Asiakkaan itse antamat tiedot

–          palvelujen muut tapahtumatiedot

–          reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot

–          vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten

Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraavia Asiakkaaseen liittyviä tietoja:

 

–          nimi, syntymäaika ja henkilötunnus

–          edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus

–          oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen

–          oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet

–          oikeushenkilön toimiala

–          tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus

–          henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä

–          tiedot Asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut Asiakkaan tuntemiseksi tarpeelliset tiedot

–          Rahanpesulain 4 § 3 momentin mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot

–          ulkomaalaisen Asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto Asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot

5. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi.  Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan tällöin kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta (Lain rahanpesua ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, 444/2017, 4 §).

Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta.  Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET /

MISTÄ TIETOJA KERÄTÄÄN?

Henkilötietoja kerätään Asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen , osto- tai vuokratarjouksen ja muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien, selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muuten käytettäessä tai muutoin suoraan Asiakkaalta esimerkiksi asunto- ja kohde-esittelyissä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esim. isännöitsijätoimistoista, väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä sekä luottotietorekistereistä.

Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan Asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä tai lähteistä.

7. TIETOJEN LUOVUTUS / MIHIN TIETOJA VOIDAAN ANTAA?

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.  Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata  tietosuojan riittävä taso,  Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalveluiden käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Kauppahinta ja kaupan kohteen muita tietoja luovutetaan lisäksi Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan kiinteistönvälittäjien käyttämän KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP) palvelun edellyttämässä laajuudessa. HSP:stä tietoja  voidaan luovuttaa edelleen HSP:n asiakkaille. Kyseisen palvelun tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa http://www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun.  Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim. kiinteistönvälitysjärjestelmien ja markkinointijärjestelmien  palveluntarjoajat sekä asuntojen myynti-ilmoitusportaaleja ylläpitävä tahot.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET /

MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOJANNE?

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää lupaa.  Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsytietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista.  Osa tiedoista kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Pääosa tiedoista on lukitussa paperiarkistossa, jonne on pääsy vain määritellyillä henkilöillä. Tietokannat sijaitsevat lukituissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt, ennalta määritellyt henkilöt.

Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten varotoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

9. ASIAKKAAN OIKEUDET / MITEN VOIN TOIMIA VARMISTAAKSENI KÄSITTELYN LAINMUKAISUUDEN?

9.1. Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

 

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Asiakasreksiteriin.  Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti ja omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka sähköpostitse.

Edellä sanotusta poiketen, Asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja (Rahanpesulain 4:3 §). Tietosuojavaltuutettu  voi kuitenkin Asiakkaan pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.

Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot Asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Asiakkaalla on oikeus saada  häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa, koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

9.2. Virheellisen tiedon oikaiseminen

 

Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilöreksiteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

9.3. Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen

 

Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainonnassa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin.

9.4. Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu Asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekiseterinpitäjän edustajalle.  Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voidaan säilyttää, tai lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

 

 

 

9.5. Menettely oikeuksien käyttämisessä

 

Tarkastus-, oikaisu tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.

9.6. Erimielisyydet

 

Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata Asiakkaan  oikaisupyyntöä tai muuta pyyntöä.

10. PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta Asiakkaaseen liittyvää profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.